Nach §147 der Abgabenordnung müssen Sie Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems nach dem 01.01.2002 erstellt wurden, der Finanzbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung auch jederzeit digital zur Verfügung stellen können. Dabei stehen dem Prüfer drei Zugriffsverfahren zur Auswahl:
Z1: Prüfung unmittelbar am DV-System
Z2: Prüfung mittelbar (z. B. durch einen Mitarbeiter) am DV-System
Z3: Überlassung eines maschinell auswertbaren Datenträgers
In DV-Systemen vorhandene steuerrelevante Daten müssen ebenso wie ihr Pendant in Papier bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen in Bezug auf Verfügbarkeit und Lesbarmachung der Daten. Darüber hinaus ergibt sich aus §147 Abs. 1 der Abgabenordnung, dass folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren sind:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
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