Das Problem der E-Mail-Archivierung kommt im Laufe des steigenden elektronischen Schriftverkehrs zunehmend ans Tageslicht und muss dringend bewältigt werden. Wieso? - Aus dem einfachen Grund, dass viele auf diesem Weg weitergereichte Informationen steuerrelevant sind und daher nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden müssen. Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung. Dies stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.
Diese Situation ist natürlich nicht auswegslos: das Starke-DMS bietet gleich zwei Lösungsmöglichkeiten. Das Starke-DMS MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imap-fähigen Mailserver E-Mails automatisiert abgreifen kann. Das Starke-DMS MailAddin bietet eine clientseitige E-Mail-Archivierung, bei welcher der Benutzer per Knopfdruck entscheiden kann, welche E-Mail archiviert werden soll. Beide Varianten können auch in Kombination verwendet werden.
Die Vor- und Nachteile auf einen Blick:
| MailArchiv | MailAddin |
|
| Unveränderbarkeit |
+ |
o |
| Zuverlässigkeit |
+ |
o |
| Vollständigkeit |
o |
o |
| Flexibilität | o |
+ |
| Selektion privater E-Mails |
- |
+ |
| Zuordnung zu Geschäftsvorfällen | - |
+ |
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